Trascrizione Atti di Stato Civile formati all’estero

Cittadini Italiani e non, che siano in possesso di un atto di stato civile (nascita, matrimonio, morte ect) formato all'estero

Gli atti di nascita, matrimonio e morte relativi a cittadini italiani e formati all’estero devono essere trasmessi al comune italiano di residenza o di iscrizione anagrafica all’AIRE, per la trascrizione. La trasmissione avviene normalmente tramite il Consolato italiano competente; la trascrizione può comunque essere richiesta da chiunque vi abbia interesse, purché non contrari all'ordine pubblico.

La TRASCRIZIONE dell'ATTO DI NASCITA del Minore, nato all'ESTERO, da genitori italiani implica il possesso della CITTADINANZA ITALIANA che indica il rapporto tra un individuo e lo Stato, ed è in particolare uno status, denominato civitatis, al quale l’ordinamento giuridico ricollega la pienezza dei diritti civili e politici.

Il DL 36/2025 del 27/03/2025, ha segnato un punto di svolta nell'evoluzione normativa in materia di Cittadinanza Italiana per i MINORI nati all'ESTERO ed in possesso di Altra Cittadinanza, disciplinata dalla Legge n. 91/1992, introducendo limiti e condizioni ispirati al principio di effettività del vincolo con la Repubblica, stabilendo una preclusione all'acquisto automatico della cittadinanza, in deroga alle fattispecie di acquisto automatico della cittadinanza che si riportano di seguito:

• Cittadinanza per DISCENDENZA da genitore italiano (art. 1 legge n. 91/1992 e art. 1 legge n. 555/1912);
• Cittadinanza per RICONOSCIMENTO o DICHIARAZIONE GIUDIZIALE DI FILIAZIONE da parte genitore italiano (art. 2 legge n. 91/1992, art. 5 legge n. 123/1983, art. 2 legge n. 555/1912);
• Cittadinanza per ADOZIONE durante la minore età da parte di genitore italiano (art. 3 legge n. 91/1992, art. 5 legge n. 123/1983);
• Cittadinanza IURIS COMMUNICATIONE, cioè essenzialmente per trasmissione ai figli minori conviventi del genitore che acquista la cittadinanza italiana (art. 14 legge n. 91/1992; art. 12, comma 1, legge n. 555/1912).

La nuova disposizione, consente, tuttavia, anche a chi è nato all'estero e sia in possesso di altra cittadinanza di ottenere la cittadinanza italiana nel caso in cui ricorra una delle condizioni previste dall'art. 3-bis L. 91/1992 o dall'art. 4 comma 1-bis) Legge n. 91/1992 (Cittadinanza per BENEFICIO DI LEGGE da genitore italiano per nascita che non trasmtte automaticamente la Cittadinanza).

La TRASCRIZIONE dell'ATTO DI NASCITA del Minore, nato all'ESTERO, da genitori italiani dovrà essere richiesta, da quest'ultimi, su apposito modello al Comune di RESIDENZA del minore, se residente in ITALIA, o al CONSOLATO territorialmente competente, se residente all'ESTERO. 

Per i Cittadini ITALIANI (art. 12 C.11 del DPR 396/2000) :
Il cittadino che sia in possesso di un atto di stato civile (nascita, matrimonio e morte) formato all'estero e ne abbia interesse può richiedere direttamente la trascrizione, presentando relativa richiesta direttamente all'ufficio di Stato civile.
L'ufficio della Stato civile verificherà la sussistenza delle condizioni previste e necessarie.
La richiesta di trascrizione degli atti di stato civile può anche essere richiesta dall’interessato all’autorità diplomatica o consolare italiana che si trova su quel territorio che la trasmetterà per la trascrizione al Comune italiano.

Per i Cittadini NON Italiani (art. 19 del DPR 396/2000) :
I cittadini non italiani residenti in Italia possono richiedere la trascrizione di atti di stato civile formati all'estero che li riguardano, purché adeguatamente tradotti e legalizzati (salvo esenzioni) e purché non contrari all'ordine pubblico. Di tali atti però, secondo le norme vigenti, non è possibile ottenere certificazione, ma solo copia integrale.
L’avvio del procedimento può essere d’ufficio (in caso di trasmissione da altra Pubblica Amministrazione) oppure ad iniziativa di parte.
L’iniziativa di parte si concretizza con il deposito presso l’ufficio di stato civile del comune di residenza della richiesta formale di trascrizione dell’atto di nascita, di matrimonio o di morte. L’ufficio di stato civile verifica la regolarità della documentazione prodotta e la propria competenza a trascrivere l’atto. Riscontrata la regolarità della documentazione, il procedimento si conclude con la trascrizione dell’atto.

RIFERIMENTI NORMATIVI:

Artt. 12, 19, 36, 94, 98 DPR 396/2000 (regolamento stato civile)
L. 218/1995 - limitatamente agli stranieri (diritto internazionale privato)

Il Cittadino Italiano e non, può richiedere direttamente la trascrizione, presentando relativa richiesta direttamente all'ufficio di Stato civile.

La trascrizione degli atti di stato civile (nascita, matrimonio ecc.), formati all’estero secondo le norme stabilite dalla legge del luogo presentando copia degli stessi (eventualmente quella utilizzata per l’acquisto della cittadinanza se esibita entro l’anno di concessione della cittadinanza, altrimenti una nuova copia) debitamente legalizzati (ove previsto) dal Consolato e relativa traduzione in italiano anch’essa legalizzata dal Consolato.
La legalizzazione non riguarda solamente l’atto formato all’estero dall’autorità estera, ma anche la firma del traduttore: anche in questo caso, si tratta di adempimento indispensabile che deve risultare in calce alla traduzione stessa.

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- Documento d'identità dell'istante

- L'ATTO DI STATO CIVILE FORMATO ALL'ESTERO purché adeguatamente tradotti e legalizzati (salvo esenzioni) e purché non contrari all'ordine pubblico.

L’istituto della legalizzazione di documenti (Sezione VI del D.P.R. 28 dicembre 2000, n.445 – Testo Unico sulla documentazione amministrativa) ha la funzione di attribuire validità al documento secondo la legge italiana allo scopo di verificare che l’atto sia stato formalizzato nel rispetto della legislazione del Paese straniero in cui è stato formato, e che sia stato rilasciato da parte dell’ufficio competente. L’atto di legalizzazione serve, quindi, a provare l’esistenza del documento straniero nel momento in cui questo diventa rilevante per l’ordinamento italiano, ma non consiste nel controllo del contenuto dell’atto e della sua legittimità. La legalizzazione consiste praticamente nell’apposizione di un timbro, sull’originale dell’atto da legalizzare, che attesta ufficialmente:
- la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto;
- l’autenticità della sua firma.
- Nella legalizzazione deve essere indicato il nome e il cognome di colui la cui firma va legalizzata.
- Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita e apporre la propria firma per esteso e il timbro dell’ufficio.
I documenti da legalizzare, se redatti in lingua straniera, devono essere accompagnati dalla loro traduzione in lingua italiana, certificata come conforme al testo straniero, ad opera della competente Autorità diplomatica o consolare italiana, ovvero da un traduttore ufficiale accreditato dal Consolato italiano del Paese d’origine, o di stabile residenza del cittadino straniero.

Se la traduzione in lingua Straniera è eseguita ITALIA è necessaria l’ASSEVERAZIONE che è la procedura che dà valore, tra privati o tra privati e la Pubblica Amministrazione, alla perizia stragiudiziale e alla traduzione, per mezzo del giuramento davanti al Cancelliere. La perizia e la traduzione devono essere giurate da chi le ha effettuate. Il perito o il traduttore si recano in Tribunale con un documento valido d’identità e con la perizia o la traduzione cartacee da giurare. Non è necessario che il perito o il traduttore siano iscritti ad apposito albo professionale (che, inoltre, per i traduttori non esiste). Il traduttore, al fine di garantire l’imparzialità e la veridicità della traduzione deve essere un terzo estraneo all’atto che ha tradotto. Non esiste una competenza territoriale e il giuramento può essere effettuato in qualunque Tribunale su tutto il territorio nazionale.

CASI DI ESENZIONE DALLA LEGALIZZAZIONE
L’obbligo della legalizzazione viene meno in alcuni casi stabiliti da leggi o accordi internazionali (art.33, ultimo comma, D.P.R. n.445/2000). Qui di seguito l'elenco delle Convenzioni Internazionali :

• Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n.1253, relativa all’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri. L’elenco dei Paesi firmatari la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 è disponibile anche cliccando qui. ( https://www.hcch.net/en/states/hcch-members ). Gli Stati che aderiscono alla Convenzione dell’Aja sostituiscono la legalizzazione degli atti che rientrano nel suo ambito di applicazione e che devono essere prodotti sul suo territorio, con l’apposizione della c.d. APOSTILLE;
• Convenzione di Londra del 7 giugno 1968, sono esenti da legalizzazione gli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari dei Paesi Aderenti;
• Convenzione di Atene del 15 Settembre 1977, sono esenti da legalizzazione gli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari dei Paesi Aderenti;
• Convenzione di Bruxelles del 25 maggio 1987, sono esenti da legalizzazione gli atti redatti dai rappresentanti diplomatici e consolari dei Paesi Aderenti;
• Convenzione di Vienna del 8 Settembre 1976, ratificata dall’Italia con legge 21 dicembre 1978, n.870, è possibile il rilascio di estratti di stato civile plurilingue per provare la data e il luogo di nascita, il matrimonio e la morte, senza necessità di traduzione. Gli estratti devono essere accettati nel territorio di ciascuno degli Stati aderenti alla Convenzione stessa senza legalizzazione o formalità equivalenti;
• L’Accordo tra l’Italia e la Repubblica Argentina firmato a Roma il 9 dicembre 1987, ratificato con legge 22 novembre 1988, n.533, disciplina lo scambio degli atti dello stato civile e l’esenzione della legalizzazione a condizione che siano datati, muniti di firma e di timbro dell’Autorità che li ha rilasciati. Pertanto, i documenti non trasmessi per via ufficiale tramite l’Autorità consolare o diplomatica italiana, ma prodotti dall’interessato, non muniti di legalizzazione ovvero di Apostille, saranno soggetti a controllo di autenticità

L’avvio del procedimento può essere d’ufficio (in caso di trasmissione da altra Pubblica Amministrazione) oppure ad iniziativa di parte.
L’iniziativa di parte si concretizza con il deposito presso l’ufficio di stato civile del comune di residenza della richiesta formale di trascrizione dell’atto di nascita, di matrimonio o di morte. L’ufficio di stato civile verifica la regolarità della documentazione prodotta e la propria competenza a trascrivere l’atto. Riscontrata la regolarità della documentazione, il procedimento si conclude con la trascrizione dell’atto.

La trascrizione degli atti di stato civile (nascita, matrimonio ecc.), formati all’estero secondo le norme stabilite dalla legge del luogo presentando copia degli stessi (eventualmente quella utilizzata per l’acquisto della cittadinanza se esibita entro l’anno di concessione della cittadinanza, altrimenti una nuova copia) debitamente legalizzati dal Consolato e relativa traduzione in italiano anch’essa legalizzata dal Consolato e relativa traduzione in italiano anch’essa legalizzata dal Consolato.
La legalizzazione non riguarda solamente l’atto formato all’estero dall’autorità estera, ma anche la firma del traduttore: anche in questo caso, si tratta di adempimento indispensabile che deve risultare in calce alla traduzione stessa.
I documenti in lingua straniera da far valere in Italia per la Pubblica Amministrazione, devono essere legalizzati e tradotti in lingua Italiana, secondo le procedure di seguito descritte.

Riscontrata la regolarità della documentazione, il procedimento si conclude con la trascrizione dell’atto.

Per la richiesta di trascrizione su iniziativa di parte, occorre procedere al pagamento dell'imposta di bollo da € 16,00