Autenticazione di firma

E' l'attestazione effettuata da un pubblico ufficiale che la firma posta in calce ad un documento è stata fatta da quella persona

Servizio attivo

A chi è rivolto

Le Persone maggiorenni.
Per i minori la firma deve essere apposta dall'esercente la potestà o dal tutore.
Per gli interdetti la firma deve essere apposta dal tutore.
Per gli inabilitati e i minori emancipati la firma deve essere apposta dall'interessato con l'assistenza del curatore.

Descrizione

L’autentica delle firme, o più precisamente delle sottoscrizioni, come indicato nell’art. 21 del d.P.R. 445/2000, non appartiene propriamente ai servizi demografici, bensì all’impiegato che viene incaricato dal Sindaco, che potrebbe essere l'impiegato di un qualsiasi ufficio comunale.

"Sottoscrizione” significa, in senso letterale, “scrivere sotto”. E’ quindi impossibile autenticare una sottoscrizione in bianco.

La firma deve essere apposta in presenza del funzionario, il quale deve identificare il sottoscrittore, quindi attestare che la firma è stata apposta in sua presenza, che ha identificato il dichiarante indicando il modo con cui l’identità è stata accertata, quindi completando con il proprio nome e funzione, luogo e data, firma e timbro dell’ufficio.

La sottoscrizione delle domande rivolte alla pubblica amministrazione o a gestori di pubblico servizio non è più soggetta ad autentica se la firma è apposta alla presenza del dipendente addetto, competente a ricevere la documentazione. Se la domanda, debitamente firmata, è trasmessa a mezzo posta o via fax deve essere allegata fotocopia, non autenticata, di un documento di identità valido dell'interessato (artt. 21 e 38 del DPR 445/2000). La sottoscrizione delle domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione a qualsiasi titolo, in tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è soggetta ad autenticazione (art. 39 DPR 445/2000).

Limiti all’attività di legalizzazione

Secondo la nostra legislazione generale, l’autentica della sottoscrizione è di competenza dei NOTAI (art. 72 Legge 16 febbraio 1913 n. 89). Le autentiche ad opera di soggetti diversi devono essere quindi intese come una deroga a questo principio generale, e non possono pertanto essere applicate a tutti i casi, bensì limitatamente a tipologie definite.

Si possono autenticare le sottoscrizioni:

Degli atti relativi al passaggio di proprietà dei beni mobili registrati e la costituzione di diritti di garanzia su di essi, ovvero pegni ed ipoteche.
Relative a quietanze liberatorie. (La quietanza liberatoria è un atto a forma vincolata mediante il quale il creditore, liberando il debitore, non si limita a dichiarare di aver ricevuto una data somma di denaro a fronte di un assegno sprovvisto di copertura, ma esprime una volontà ben precisa, volta a liberare il debitore dall'obbligazione contratta nei confronti del creditore.)
Sugli atti previsti dal Codice di Procedura Penale.( art.39 del d.Lgs. n.271/1989 : si possono autenticare tutti gli atti per cui il codice di procedura penale prevede l’autentica di firma, compreso il mandato ad agire agli avvocati (c.d. “procura alle liti”))
Su determinati atti relativi le adozioni.
Su dichiarazioni inerenti la sussistenza del debito.
Le firme in materia elettorale (art. 14 L. 53/1990, che estende anche al Sindaco e ad altri soggetti la competenza ad autenticare) o in materia di adozione (art. 31 lett. e) L. 184/1983).
Le istanze e dichiarazioni sostitutive rivolte a privati. Notiamo che “istanza”, in senso giuridico, è il documento col quale si chiede ad una PA di iniziare un iter amministrativo. Dato che, in questo caso, il c. 2 si riferisce specificamente a soggetti diversi dalla PA, il Legislatore deve necessariamente aver usato questo termine nel senso più generico di “richiesta”. Quindi sì all’autentica, ad esempio, su richieste rivolte a banche o assicurazioni.
La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà riguarda invece “stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato” (d.P.R. 445/2000 art. 47), sia riferiti all’interessato stesso che ad altre persone.
L’incaricato del Sindaco può legalizzare atti rivolti alla Pubblica Amministrazione o a gestori di pubblici servizi, se finalizzati alla riscossione da parte di terzi di benefici economici, ad esempio una delega a ritirare una pensione o un assegno di invalidità.

NON si possono quindi legalizzare :

Testi in lingua straniera ( salvo i testi accompagnati da una traduzione opportunamente legalizzata )
Scritture private
Dichiarazioni d'impegno
Dichiarazioni future
Procure
Deleghe (in quanto è una manifestazione di volontà, e, come categoria giuridica, è simile ad un testamento o un atto di donazione, che tutti sanno essere competenza dei notai. C’è poi una deroga speciale per gli avvocati, che possono legalizzare la procura alle liti dei propri clienti, ma questo non ci riguarda)
Diffide ad adempiere
Testamenti
Sottoscrizioni di polizze assicurative o prodotti finanziari
Autorizzazioni
Compravendite (fatti salvi i beni mobili registrati)
Rinunce

Come fare

Nei pochi casi in cui è ancora ammessa l'autenticazione da parte dell'ufficio Anagrafe (ad esempio quando la dichiarazione sostitutiva di atto notorio non è "collegata" ad una domanda da presentare all'amministrazione), è necessario presentarsi all'ufficio con un documento d'identità e il testo della dichiarazione.

Impedimenti alla firma

Le dichiarazioni di coloro che non possono firmare per impedimenti fisici o per analfabetismo sono rese dall'interessato al pubblico ufficiale, che dà atto dell'esistenza di un impedimento alla sottoscrizione.
In caso di impedimenti temporanei connessi allo stato di salute, le dichiarazioni possono essere fatte al pubblico ufficiale dal coniuge o, in sua assenza, dei figli o, in mancanza di questi, di altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado.
Se l'interessato è impossibilitato a muoversi, è necessario concordare con l'ufficio Anagrafe l'autentica di firma può essere effettuata al domicilio della persona.

Cosa serve

Documento di riconoscimento del Richiedente in corso di validità
Marca da Bollo da € 16,00

Quietanze liberatorie :

- la persona fisica deve presentarsi con il modulo già compilato

- Il rappresentante della Ditta deve presentarsi con il modulo già compilato

Cosa si ottiene

Autenticazione di firma.

Tempi e scadenze

Il rilascio è immediato.
L'autentica della firma non ha scadenza.

Costi

L'autentica di firma è soggetta al pagamento dell'imposta di bollo (Euro 16,00) a meno che non sia prevista un'esenzione di legge, che deve essere espressamente dichiarata da chi richiede l'autentica.

N.B. : Le autentiche di firma previste dalle procedure elettorali (firma per referendum o per liste elettorali) sono esenti dal pagamento di marca da bollo e dai diritti di segreteria.